UNIDAD 4 SEMANA 6

OPERACIONES BÁSICAS 

Insertar filas 

En muchas ocasiones, después de crear una hoja de cálculo, nos daremos cuenta de que nos falta alguna fila en medio de los datos ya introducidos.
Para añadir una fila, seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar la fila sobre la que quieres añadir la nueva, ya que las filas siempre se añaden por encima de la seleccionada.
2. Seleccionar el menú Insertar del apartado Celdas en la pestaña Inicio.
3. Elegir la opción Insertar filas de hoja.

Todas las filas por debajo de la nueva bajarán una posición.
En caso de no haber seleccionado ninguna fila, Excel toma la fila donde está situado el cursor como fila seleccionada.
Si quieres añadir varias filas, basta con seleccionar, en el primer paso, tantas filas como filas a añadir.
Añadir filas a nuestra hoja de cálculo no hace que el número de filas varíe, seguirán habiendo 1048576 filas, lo que pasa es que se eliminan las últimas, tantas como filas añadidas. Si intentas añadir filas y Excel no te deja, seguro que las últimas filas contienen algún dato.
Cuando insertamos filas con un formato diferente al que hay por defecto nos aparecerá el botón para poder elegir el formato que debe tener la nueva fila.
Para elegir un formato u otro, haremos clic sobre el botón y aparecerá el cuadro de la imagen desde el cual podremos elegir si el formato de la nueva fila será el mismo que la fila de arriba, que la de abajo o que no tenga formato.
No es obligatorio utilizar este botón. Si te molesta, no te preocupes, ya que desaparecerá al seguir trabajando con la hoja de cálculo.

Insertar columnas en una hoja

Excel 2013 también nos permite añadir columnas, al igual que filas.
Para añadir una columna, seguiremos los siguientes pasos:
Seleccionar la columna delante de la cual quieres añadir otra, ya que las columnas siempre se añaden a la izquierda de la seleccionada.
Seleccionar el menú Insertar de la pestaña Inicio.
Elegir la opción Insertar columnas de hoja.
Todas las columnas por la derecha de la nueva se incrementarán una posición.
En caso de no haber seleccionado ninguna columna, Excel 2013 toma la columna donde estamos situados como columna seleccionada.

Si quieres añadir varias columnas, basta con seleccionar tantas columnas, en el primer paso, como columnas a añadir.
Añadir columnas a nuestra hoja de cálculo no hace que el número de columnas varíe, seguirán habiendo 16384 columnas, lo que pasa es que se eliminan las últimas, tantas como columnas añadidas. Si intentas añadir columnas y Excel no te lo permite, seguro que las últimas columnas contienen algún dato.
Cuando insertamos columnas con un formato diferente al que hay por defecto, nos aparecerá el botón para poder elegir el formato que debe tener la nueva columna.
Para elegir un formato u otro, haremos clic sobre el botón y aparecerá el menú desde el cual podremos elegir si el formato de la nueva columna será el mismo que la columna de la izquierda, que la de la derecha o que no tenga formato.
No es obligatorio utilizar este botón. Si te molesta, no te preocupes, ya que desaparecerá al seguir trabajando con la hoja de cálculo

Ventanas

Con frecuencia cuando tenemos tablas compuestas por varios cuadros en distintos lugares de la hoja, requerimos visualizarlos en pantalla.

1. Clic en una celda de la fila o columna que servirá de eje de la división.

2. Clic en la ficha Vista/Dividir.

Títulos

En caso de contar con cuadros cuya longitud en sentido vertical u horizontal abarque varias pantallas es conveniente visualizar los datos en una sola ventana, congelando‖ las columnas ubicadas hacia la izquierda y las filas hacia arriba de una celda de referencia.

Pasos:

1. Seleccione la fila a bloquear (por ejemplo los títulos de la tabla).

2. Clic en la ficha Vista.

3. Clic en Inmovilizar Paneles/Inmovilizar fila superior.

4. Mueva La barra de desplazamiento vertical y observe como los títulos se mantienen fijos.

Organizar ventanas

1. Haga clic en la cinta Vista.

2. Luego clic en Organizar todo.

3. En la ventana de diálogo Organizar ventanas, seleccione el tipo de organización.

4. Clic en el botón aceptar.

    INTRODUCIR, EDITAR  Y SELECCIONAR DATOS 

 Introducir 

1. Utilizando el mouse, selecciona la celda en la que deseas introducir datos.
2. La celda activa estará enmarcada por un cuadro negro conocido como indicador de celda, el cursor ( | ) indica que la celda esta lista para el ingreso de datos.
3. Escribe los datos utilizando el teclado.
4. Confirma la entrada pulsando la tecla ENTER. Si deseas Cancelar lo que estas escribiendo presiona la ESC, con ello se anularan el ingreso.

Se pueden introducir datos en la barra de la fórmula. No importa si primero se selecciona la celda o si haces clic directamente en la barra de la fórmula. El resultado es el mismo.

Si deseas introducir datos en la barra de fórmulas:

1. Haz clic en la celda en la que se ingresaran los datos.
2. Haz clic en la barra de fórmulas, el cursor ( | ) aparecerá en la barra de fórmulas.
3. Escribe los datos utilizando el teclado.
4. Confirma la entrada pulsando la tecla ENTER. Si deseas Cancelar lo que estas escribiendo presiona la ESC, con ello se anularan el ingreso.

Cualquiera sea el método para introducir datos, el valor ingresado aparecerá tanto en la celda activa como en la barra de fórmulas.

 

Editar

1. Haga doble clic en la celda que contiene los datos que desea modificar.
2. Haga los cambios necesarios en el contenido de las celdas.
3. Para escribir los cambios, presione ENTRAR.
   Para cancelar los cambios, presione ESC.
   

Sugerencias

• Para activar o desactivar la modificación en las celdas, haga clic en el comando Opciones del menú Herramientas, en la ficha Edición y, a continuación, active o desactive la casilla de verificación Modificar en celda.
• Para agregar con rapidez al final del contenido de la celda, seleccione la celda y presione F2.

• Borrar o eliminar celdas, filas o columnas

Cuando se eliminan celdas, Microsoft Excel las quita de la hoja de cálculo y desplaza las celdas vecinas para llenar el espacio. Cuando se borran celdas, se quita el contenido de las celdas (fórmulas y datos), el formato (incluyendo formatos de número, formatos condicionales y bordes) o los comentarios pero se dejan las celdas vacías en la hoja de cálculo.

• Borrar el contenido, el formato o los comentarios de las celdas

1. Seleccione las celdas, filas o columnas que desea borrar.
2. En el menú Edición, seleccione Borrar y, a continuación, haga clic en Todo, Contenido, Formatos o Comentarios.

Notas

• Si se hace clic en una celda y, a continuación, se presiona SUPR o RETROCESO, Microsoft Excel quitará el contenido de la celda pero no quitará ni los comentarios ni el formato de la misma.
• Si se borra una celda, Microsoft Excel quitará de la celda el contenido, el formato, los comentarios, o todo. El valor de una celda borrada es 0 (cero) y una fórmula que haga referencia a dicha celda recibirá un valor de cero.

Sugerencia   Para quitar todos los comentarios de una hoja de cálculo, haga clic en Ir a en el menú Edición; seguidamente, haga clic en Especial y, a continuación, haga clic en Comentarios. Seleccione Borrar en el menú Edición y haga clic en Comentarios.

• Borrar celdas, filas o columnas

1. Seleccione las celdas, filas o columnas que desea eliminar.
2. En el menú Edición, haga clic en Eliminar.
   Las celdas vecinas se desplazarán para llenar el espacio.

Nota   Microsoft Excel mantiene actualizadas las fórmulas, adaptando las referencias a las celdas que se han desplazado para que reflejen sus nuevas ubicaciones. Sin embargo, una fórmula que haga referencia a una celda que se haya eliminado, presentará el valor de error #¡REF!

Seleccionar

Seleccionar filas y columnas enteras

Aunque podemos seleccionar una columna o fila con tan solo hacer clic sobre el encabezado, en ocasiones se puede facilitar hacer la selección con el teclado de la siguiente manera:

• Mayús + Barra espaciadora : Selecciona una fila completa
• Ctrl + Barra espaciadora : Selecciona una columna completa

Seleccionar toda un área de celdas

Si necesitas seleccionar un área muy grande de celdas puedes hacerlo con una sola combinación de teclas. Solo debes activar cualquier celda dentro del rango a seleccionar y pulsar la combinación Ctrl + E.

Seleccionar celdas no contiguas

En algunas ocasiones necesitarás realizar una selección de celdas no adyacentes. El método es muy sencillo, solamente mantén oprimida la tecla Ctrl mientras haces la selección con el puntero del ratón.

VALIDACION DE DATOS

Cuando ingresamos información en cualquier celda de un libro nuevo de Excel, no hay impedimentos para colocar cualquier número (entero o decimal), fecha, hora o desde una simple palabra hasta un párrafo completo (lo cual no es muy recomendable en Excel). Sin embargo, en algunos casos donde se pretenda desarrollar un pequeño sistema de información donde por ejemplo tengamos diseñado una columna para ingresar la edad de un listado de clientes; no esperamos que quien vaya a ingresar esos datos, coloque en la columna edad, el nombre o el apellido o cualquier otro dato distinto a la edad ya que supongamos tenemos una fórmula que nos calcula la edad promedio de los clientes:

Pero si alguien por error no ingresa la edad sino la estatura o la fecha de nacimiento o el apellido lo podrá hacer sin problema. El problema es que el cálculo de la EDAD PROMEDIO no será correcto:

Bien, para evitar estos errores Excel nos permite utilizar una herramienta muy práctica, Validación de Datos. Ubicada en la Ficha DATOS, en el grupo de Herramientas de Datos, esta herramienta nos permite configurar las celdas que necesitemos, para permitir la entrada de los datos de acuerdo a nuestra necesidad. De esta manera, si necesitamos que solo se ingresen números enteros o fechas o un texto específico, esta es la herramienta para ello.

Para utilizar esta herramienta, lo primero es ubicarnos en la celda o rango de celdas que necesitamos configurar los datos que ingresemos en ellas. Para nuestro ejemplo, seleccionamos el rango que corresponde a la columna Edad. Lo segundo es abrir la herramienta de Validación de datos (Ficha DATOS, Grupo Herramientas de datos. Ver imagen anterior); con esto se nos abre la ventana de Validación de datos con unas opciones. Tres pestañas: Configuración, Mensaje de Entrada y Mensaje de error:
Pestaña Configuración:

Esta es la pestaña principal para configurar una validación de datos pues es aquí donde le indicamos que tipo de datos vamos a permitir que se ingresen en el rango previamente seleccionado. En la opción Permitir, observemos que por defecto esta seleccionada la opción Cualquier valor, por esta razón es que podemos ingresar fechas, números enteros, decimales, texto. Si damos clic, se despliegan los tipos de datos que se pueden aplicar como criterio de validación

Así que solo debemos seleccionar el tipo de datos que queremos que se puedan introducir en el rango, para nuestro ejercicio, ya que la edad se da en números enteros (generalmente), seleccionamos la opción Número entero. Pero si los datos de la columna que estemos configurando corresponde a fecha de nacimiento, deberíamos aplicar como tipo de datos en el criterio de validación la opción Fecha o si se trata de la estatura deberíamos aplicar Decimal.
Luego de seleccionar la opción Número entero. podemos configurar si los números enteros que se pueden ingresar en las celdas, tienen alguna condición:

Para el ejercicio que estamos desarrollando, recordemos que se trata de la edad, no debemos permitir que se ingresen números enteros negativos, asi que configuramos que los datos que se vayan a ingresar sean mayor o igual que 0:

Pestaña Mensaje de entrada:

En esta pestaña podemos configurar un mensaje que pueda servir para la persona que vaya a ingresar la información donde pueda entender que en la celda debe ingresar valores de un tipo en específico. Para nuestro ejercicio indicamos lo siguiente:

Pestaña Mensaje de error:

En esta pestaña indicamos el mensaje de error personalizado que queramos que se muestre cuando se ingrese un dato que no es válido en la celda:

Damos Aceptar y veamos cómo queda nuestro rango en Excel:

Veamos que cuando estamos ubicados en alguna celda del rango al que aplicamos Validación de Datos, nos muestra el mensaje de entrada que configuramos previamente
Si ingresamos un dato diferente al configurado (Numero entero), nos sale el mensaje de error:

De esta manera ya podemos estar tranquilos de que la información que se va a ingresar en la columna Edad, serán solo números enteros y podremos realizar los cálculos sin inconvenientes.
Nota: La configuración de las pestañas 2 y 3 de la validación de datos son opcionales.

COMBINAR Y CENTRAR.

 Dentro de las Ficha Archivo existe el grupo de Alineación. Este grupo contiene la opción de COMBINAR Y CENTRAR.


Esta opción te permite, si estas trabajando en un título de alguna tabla, seleccionar las celdas y Excel centrará y combinará las celdas de acuerdo a la extensión de tu título. Cada vez que uses esta opción el botón Combinar y centrar permanecerá resaltado indicando que dichas celdas han sido combinadas. Tal como se muestra en esta hoja de excel.


                                 ANTERIOR - INICIO - SIGUIENTE